Alex Ruben
Googleドキュメントのスプレッドシートを効果的に作成する方法
Googleスプレッドシートの使い始めは簡単ですが、初めて使う場合は少し戸惑うかもしれません。メニューが分かりにくかったり、デスクトップアプリに慣れていると自動保存システムに戸惑ったりすることもあるでしょう。このガイドでは、そんな不安を少しでも解消できるよう、初めてのスプレッドシートを立ち上げ、整理し、正しく保存する方法をご紹介します。使い方さえ覚えてしまえば、ローカルファイルで苦労するよりもはるかに簡単です。特に、すべてがGoogleドライブに自動保存されるので、なおさらです。最終的な目標は？データ、数式、あるいはちょっとしたメモなど、すぐに使える、すっきりとした機能的なスプレッドシートを作ることです。
GoogleドライブでGoogleスプレッドシートを作成する方法
Google アプリと Google ドライブにアクセスする
まずGoogleのホームページにアクセスしてください。Googleアカウントにログインしている場合は、右上にGoogle Appsアイコン（点が格子状に並んだアイコン）が表示されます。それをクリックし、ドロップダウンからドライブを選択します。ドライブはすべてのファイルのハブです。Googleドライブがすぐに見つからない場合は、 https://drive.google.comに直接アクセスしてください。設定によっては、こちらのリンクの方が見やすく、アクセスも速い場合があります。
新しいスプレッドシートを作成し、適切に保存する
Google ドライブに入ったら、左上にある大きくて明るい [新規] ボタンをクリックします。Googleスプレッドシートにマウスを移動し、 [空白のスプレッドシート]をクリックします。そのメニューが見つからない場合は、[その他] または [他のアプリを接続] の下にあることもありますが、通常はそこにあります。1 つのセットアップでは、1 回目でうまくいきましたが、別のセットアップでは、更新するかキャッシュをクリアする必要がありました。新しいシートが開くと、自動的に保存されます。保存ボタンをクリックする必要はありません。ただし、上部のタイトル (デフォルトで「無題のスプレッドシート」などが表示されます) をクリックしてわかりやすい名前を入力して、すぐに名前を変更する必要があります。これは、後でファイルのレイヤーがある場合に非常に役立ちます。
データの入力を開始し、基本機能を使用する
データ入力は簡単です。セルをクリックして入力するだけです。=SUM(A1:A10)セル範囲の合計を求める数式なども試してみてください。Googleスプレッドシートは自動更新されるため、作業内容は保存されますが、Wi-Fiが切断されると、処理が遅くなったり、「保存中」アイコンが通常より長く回転したりすることがあります。機種によっては、この画像が1秒後に消える場合もあれば、そのまま表示される場合もあります。なぜそうなるのかは分かりませんが、Googleスプレッドシートならではの機能です。=AVERAGE()スプレッドシートをより機能的にするには、条件付き書式などの機能を試してみましょう。試せば試すほど、Googleスプレッドシートの素晴らしさを実感できるでしょう。
ワークブックの名前を変更して整理する
スプレッドシートにわかりやすい名前を付けると、「あれ、どのファイルで作業してたっけ？」という混乱を避けることができます。上部にあるデフォルトのタイトルをクリックして、新しいタイトルを入力するだけです。データを整理したい場合は、シートをフォルダに移動しましょう。「ファイル」 > 「移動」をクリックするか、Googleドライブにドラッグ＆ドロップしてください。「予算」「プロジェクト」「個人」などのフォルダを作成すれば、整理整頓が簡単になり、すべてが混在して混乱するのを防ぐことができます。
自動保存とファイルの整理方法を理解する
Googleスプレッドシートは、作業内容を失わないように*本当に*気を配っています。そのため、常に自動保存されます。小さな「保存中…」というインジケーターが表示されることもありますが、通常はすぐに完了します。ファイルを手動で移動したり、バックアップを残しておきたい場合は、「ファイル」 > 「移動」をクリックしてフォルダを選択してください。Googleは当然ながら、必要以上に手間取らせているため、フォルダがすぐに更新されなかったり、ドラッグ＆ドロップが少し遅くなったりすることがあります。少し待ってください。すべてのファイルに素早くアクセスするには、Googleドライブでお気に入りのフォルダをブックマークするか、「スター付き」セクションでシートをピン留めしてください。
Google Workspace ユーザー向けの簡単なヒント
Google Workspace（旧G Suite）をご利用の場合は、ショートカットがあります。Google Appsメニュー（9つの点）から「スプレッドシート」をクリックします。スプレッドシートが直接開くので、ドライブ内を移動する手間がかかりません。急いでいるときに、1、2回のクリックを節約できます。
まとめ
Googleスプレッドシートの作成と整理は、それほど難しいものではありませんが、すぐに混乱しないよう、いくつかヒントを知っておくと便利です。自動保存の仕組みは少し奇妙で、瞬時に保存されることもあれば、少し遅れて保存されることもありますが、普段の用途であれば十分に信頼できます。メニュー操作に慣れてしまえば、新しいプロジェクトを開始したり、Googleドライブで既存のファイルを整理したりするのはほんの数秒でできます。いろいろ試してみると、きっと何かがうまくいくはずです。というのも、Googleスプレッドシートは一度使い方を理解すれば、驚くほど使いやすく、ミスも少なくなるからです。
追加のヒントとよくある問題
他にもいくつか言及しておくべき点があります。インターネット接続を常に確認しましょう。そうしないと、「保存」アイコンが表示されるまでずっと待たされる可能性があります。Ctrl+Cや などのキーボードショートカットを使えば、コピー＆ペーストが速くなります。また、、 、などVの関数も忘れずに使いこなしましょう。シンプルなシートが本格的なデータツールに早変わりします。シートの動作が遅かったり、読み込まれなかったりする場合は、ブラウザを更新するか、キャッシュをクリアしてみてください。AVERAGECOUNTIF
よくある質問
モバイルデバイスで Google スプレッドシートを開くことはできますか?
はい、iOSとAndroid向けのGoogleスプレッドシートアプリがあります。完璧ではありませんが、ちょっとした編集やモバイルでの閲覧には十分です。
Google Sheetsは無料ですか？
もちろんです。Googleアカウントをお持ちであれば、スプレッドシートの作成と編集は無料で行えます。Google Workspaceの有料プランでは、ストレージ容量や追加機能が追加されますが、ほとんどの方にとっては無料でご利用いただけます。
誤ってスプレッドシートを削除してしまったらどうなりますか?
ご心配なく。Googleドライブにはゴミ箱があり、削除されたファイルは30日間保存された後、完全に消えます。ドライブにアクセスしてゴミ箱を開き、必要に応じて復元するだけです。とても簡単です。